Ein DMS für Apotheken ist ein System zur revisionssicheren digitalen Ablage und Verwaltung aller Apothekendokumente – von der Eingangsrechnung über Verträge und Personalunterlagen bis zu Herstellungsprotokollen. Wie andere Branchen mit eigener Fachsoftware arbeiten Apotheken mit einem bestehenden Warenwirtschaftssystem, das durch ein Dokumentenmanagementsystem ergänzt wird. Steuerrelevante Unterlagen müssen Jahre aufbewahrt werden, Verträge und Nachweise oft noch länger. Mit dem passenden Dokumentenmanagement können Apotheken E-Rechnungen zentral empfangen, revisionssicher archivieren und ihre Prozesse effizienter gestalten.
In diesem Beitrag erklären wir, worauf es bei einem DMS für Apotheken ankommt. Für einen allgemeinen Überblick über ein DMS finden Sie hier unseren Leitfaden für das Dokumentenmanagement. Sie interessieren sich stattdessen für die GoBD-konforme Archivierung? Hier haben wir eine ausführliche Beschreibung der revisionssicheren Archivierung für Sie zusammengestellt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein DMS ersetzt die Warenwirtschaft nicht. Es übernimmt alles, was außerhalb der Bestellungen entsteht (z.B. Verträge, Behördenkommunikation, Personalakten).
- Es gibt mehrere Wege bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei Apotheken. Das passende DMS hängt vom Warenwirtschaftssystem, der Filialstruktur und der Menge an Dokumenten ab.
- Die Software ist der kleinere Teil des Projekts. Erfassung von Dokumenten, Ablagekonzept, Migration des Altbestands, die Anbindung und Schulung entscheiden, ob das System im Alltag benutzt wird.
- Apotheken mit digitaler Ablage brauchen ein professionelles Dokumentenmanagementsystem für die revisionssichere Archivierung.
- DOCBOX wird von der Treuhand Hannover, der spezialisierten Steuerberatung für Apotheken, empfohlen – inklusive Sonderkonditionen für Apotheken.
- Cloud oder Inhouse entscheidet sich an Standortzahl, Anbindung und Ausfallkonzept.
- HKP Office Solution begleitet Apotheken in Hamburg, Lübeck und Norddeutschland von der Beratung bis zum Betrieb des eigenen DMS.
Was ein DMS in der Apotheke leisten muss
Bei Apotheken werden viele Dokumente und Unterlagen direkt über die Warenwirtschaft organisiert und strukturiert. Von Bestellungen über die Lagerung und Abgabe bis zur Rezeptabrechnung. Allerdings werden alle anderen Unterlagen oft noch in Papierform abgelegt, z.B. Verträge, Personalakten, Mietunterlagen und Korrespondenzen mit Kammern und Behörden. Diese Unterlagen müssen über viele Jahre aufbewahrt und sauber strukturiert sein. Hier kommt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für Apotheken ins Spiel.
| Anforderung aus dem Apothekenalltag | Anforderungen an ein DMS für Apotheken |
|---|---|
| Lange Aufbewahrungsfristen | Das DMS muss Migrationen sowie verschiedene Systeme und Geräte unterstützen |
| Vorlage von relevanten Unterlagen bei Prüfungen | Ein DMS mit Volltextsuche und strukturiertem Export |
| Pflicht zum Empfangen von E-Rechnungen (seit dem 01.01.2025) | Ein Dokumentenmanagementsystem bietet einen zentralen Rechnungseingang (inkl. Formatprüfung) und die revisionssichere Ablage |
| Dokumente kommen in Papierform, per E-Mail, aus Portalen und der Warenwirtschaft | Das DMS bietet mehrere Erfassungswege und lässt sich in die IT-Infrastruktur integrieren |
| Nicht jeder darf alles sehen | Im DMS ist ein Rechte- und Rollenkonzept integriert, das Zugriff nachvollziehbar macht |
| Belege müssen zur Steuerberatung | Mit einem DMS können Belege automatisiert übergeben werden |
Der Weg zur papierlosen Apotheke
Ein Scan allein macht das Papier nicht überflüssig. Ob ein Originalbeleg nach dem Digitalisieren vernichtet werden darf, entscheidet nicht die Software, sondern das dokumentierte Verfahren dahinter: Das ersetzende Scannen nach GoBD setzt eine Verfahrensdokumentation voraus. Für einzelne Unterlagen bleibt die Aufbewahrung im Original ohnehin vorgeschrieben.
Für Apotheken heißt das: Ein Großteil der Dateiablage lässt sich digitalisieren und deutlich effizienter strukturieren, ein Rest bleibt in Papierform. Welche Unterlagen das in Ihrer Apotheke betrifft, klären Sie mit der zuständigen Kammer und Ihrer Steuerberatung.
Beachten Sie, dass dies keine Rechtsberatung darstellt. Die finale Bewertung liegt bei Ihrer Apotheke bzw. der zuständigen Kammer und Ihrer Steuerberatung.
Sprechen Sie uns gerne an, um mehr über das Dokumentenmanagement für Apotheken zu erfahren.
Integriertes Warenwirtschafts-DMS oder eigenständiges DMS?
Grundsätzlich unterscheidet man bei Apotheken zwischen einem Dokumentenmanagement innerhalb der Warenwirtschaft und einem eigenständigen DMS. Je nach Filialstruktur und Dokumentenmenge unterscheiden sich die Vorteile der beiden Möglichkeiten. Wir erklären Ihnen, welche Art von DMS sich für Ihre Apotheke eignet.
Das in die Warenwirtschaft integrierte DMS
Insbesondere für Einzelapotheken, deren Dokumente hauptsächlich aus dem Warenverkehr stammen, kann sich ein integriertes Dokumentenmanagement anbieten. Hier gibt es keinen Wechsel zwischen den Systemen, allerdings ist man an das Warenwirtschaftssystem gebunden. Beim Wechsel der Warenwirtschaft bräuchte es eine aufwendige Migration und eine neue Lösung für die revisionssichere Archivierung.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung: Die reine Dateiablage einer Warenwirtschaft ist noch kein Dokumentenmanagement. Automatisierte Löschkonzepte, granulare Zugriffsrechte und eine nachverfolgbare Versionierung von Dokumenten unterscheiden ein DMS von einer klassischen Ablage. Einige Warenwirtschaftsanbieter bieten dafür ein eigenes DMS-Modul an.
Das eigenständige Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Für Apotheken aus einem Verbund oder Apotheken mit einer großen Menge an administrativen Dokumenten (z.B. Verträge, Personalakten etc.) eignet sich ein eigenständiges DMS, wie z.B. DOCBOX. So sind Sie unabhängig vom Warenwirtschaftssystem und können Ihr Dokumentenmanagement über mehrere Standorte einbinden und skalieren. Auch bei einem Wechsel von anderen Systemen bleibt Ihre revisionssichere Dateiablage bestehen. Verträge und Vereinbarungen lassen sich direkt im DMS qualifiziert elektronisch signieren – ohne Ausdruck, Unterschrift und Rückscan.
Als DOCBOX-Partner und Experte für Dokumentenmanagementsysteme unterstützen wir Sie bei der Planung und Implementierung – kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich per Kontaktformular oder rufen Sie uns direkt unter +49 (0) 40 696 537 0 an.
Unverbindliche Beratung
Verwalten Sie Ihre Unternehmensdokumente effizient und sicher – mit maßgeschneiderten Dokumentenmanagementlösungen von HKP Office Solution. Wir bieten Ihnen alles, was Sie benötigen, um Ihre Daten zu sichern, Prozesse zu automatisieren und Kosten zu senken. Lassen Sie sich von unseren Experten beraten, wie wir Ihr Dokumentenmanagement auf das nächste Level heben können.
Wie Sie die digitale Dateiablage in der Apotheke umsetzen
Trotz aller smarten Funktionen und Automatisierungen ist das beste Dokumentenmanagement nur so gut wie die Erfassung und Umsetzung im Arbeitsalltag. Bei einer Vielzahl an Dokumenten in Papierform braucht es daher praktische Lösungen, um diese Dokumente revisionssicher und effizient zu digitalisieren.
Dokumente in Papierform direkt am Multifunktionsgerät einscannen und mit dem DMS verknüpfen
Mit einem Multifunktionsdrucker können Sie Dokumente praktisch einscannen und direkt im DMS ablegen. Professionelle Multifunktionsgeräte ermöglichen die automatische Texterkennung und Zuordnung. So wird der Beleg oder Vertrag direkt an die richtige Stelle im DMS einsortiert. Als IT-Systemhaus und Experte für Druck-, Kopier- und Scanlösungen bieten wir Ihnen das Komplettpaket – vom smarten Scanner bis zum revisionssicheren Dokumentenmanagement. Erfahren Sie mehr über unsere Leistungen rund um “Drucken, Kopieren, Scannen”.
Digitale Dokumente im DMS empfangen – per E-Mail und mobil
Darüber hinaus können auch eigene E-Mail-Postfächer für den Empfang von (E-)Rechnungen mit dem DMS verknüpft werden. Auch die Erfassung unterwegs per Smartphone ist mit einem professionellen Dokumentenmanagementsystem möglich. Mit einem durchdachten Konzept für die Erfassung können Dokumente schneller an der richtigen Stelle abgelegt werden.
DOCBOX für Apotheken
Wir arbeiten im Bereich DMS mit unserem Partner DOCBOX zusammen. Von der Eingangsrechnung über Verträge und Personalunterlagen bis zu Herstellungs- und Prüfprotokollen lassen sich alle relevanten Apothekendokumente revisionssicher ablegen, teilweise automatisiert erfassen und schnell wiederfinden. So strukturieren Apotheken ihre Dateiablage sauber und gestalten die Archivierung deutlich effizienter.
Die DOCBOX wird von der Treuhand Hannover empfohlen – der führenden Steuerberatungsgesellschaft für Apotheken mit über 4.000 Mandanten. Für Apotheken ergeben sich daraus besondere Konditionen. Da die Treuhand die Belege ihrer Mandanten direkt aus dem System übernimmt, ist die DOCBOX auf die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung ausgelegt.
Wir unterstützen Sie bei der Implementierung, dem laufenden Betrieb und der Integration von DOCBOX in die bestehende IT-Infrastruktur. Sprechen Sie uns gerne unverbindlich an, um mehr über DOCBOX als DMS für Apotheken zu erfahren.
Die Vorteile von DOCBOX als DMS für Apotheken im Überblick:
- Browserbasiert, wahlweise Cloud- oder Inhouse-Lösung
- CASA-Tier-2-zertifiziert
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach eIDAS
- Revisionssichere Ablage, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
- Zentraler Empfang und rechtssichere Dokumentation von E-Rechnungen
- Rechte- und Zugriffskontrolle, automatisierte Workflows
- Integration in bestehende IT-Infrastrukturen
HKP Office Solution ist Ihr DMS-Partner in Hamburg, Lübeck und Norddeutschland
Mit über 30 Jahren Erfahrung unterstützen wir Unternehmen in Hamburg, Lübeck und Norddeutschland bei der Auswahl, Implementierung und dem laufenden Betrieb von Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Vom Scanner bis zum digitalen Archiv bieten wir persönliche Ansprechpartner und zukunftssichere Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Jetzt unverbindlich Kontakt aufnehmen – per Kontaktformular oder direkt anrufen.
Häufige Fragen und Antworten zum DMS für Apotheken (FAQ)
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend sind drei Kriterien: Ihr Warenwirtschaftssystem, die Menge der Dokumente außerhalb des Warenverkehrs und Ihre Filialstruktur. In die Warenwirtschaft integrierte Module vermeiden den Wechsel zwischen Systemen, binden Sie aber an den Hersteller. Eigenständige Systeme wie DOCBOX sind unabhängig von der Warenwirtschaft und decken auch das Backoffice ab.
Ja, beides ergänzt sich. Die Warenwirtschaft steuert Ihre Geschäftsprozesse (Bestellung, Lager, Abgabe, Abrechnung). Ein DMS archiviert die zugehörigen Dokumente revisionssicher und übernimmt alles, was daneben entsteht: Mietvertrag, Personalakten, Versicherungen, Wartungsverträge und Behördenkorrespondenz.
Über Ihr Multifunktionsgerät. Entscheidend ist die Einrichtung: Mit vorkonfigurierten Zielen am Display genügt ein Tastendruck, das Dokument wird per OCR durchsuchbar gemacht und automatisch zugeordnet. Wenn dagegen jedes Dokument einzeln umbenannt und verschoben werden muss, bleibt das Archiv lückenhaft.
In den meisten Fällen bleiben sie stehen. Üblich ist eine Stichtagslösung: Ab einem festgelegten Datum läuft alles digital, die alten Ordner laufen mit den Aufbewahrungsfristen aus. Den kompletten Altbestand rückwirkend zu digitalisieren lohnt sich nur selten.
Beide Varianten bieten Vor- und Nachteile. Die Entscheidung hängt an Ihrer Umgebung: Anzahl der Standorte, Internetanbindung, vorhandene Server und Ihre Ressourcen für den Betrieb. Bei mehreren Filialen ist die Cloud meist der einfachere Weg. Kontaktieren Sie uns gerne, damit wir Ihnen eine klare Empfehlung für Ihre Apotheke geben können.
Ja, alle Standorte arbeiten in einer Struktur. Vorab zu klären sind zwei Punkte: gemeinsame Ablage oder getrennte Bereiche je Filiale, und wer worauf zugreifen darf. Bei unterschiedlichen Warenwirtschaftssystemen in den Filialen spricht viel für ein herstellerunabhängiges System wie DOCBOX.
Typischerweise 4 – 8 Wochen, abhängig von der Menge der Dokumente, der bestehenden IT-Infrastruktur und dem gewünschten Integrationsumfang. Sprechen Sie uns gerne an, um eine individuelle Einschätzung zu erhalten.
Ja. DOCBOX lässt sich unverbindlich testen. Kontaktieren Sie uns gerne, um mehr über eine individuelle Testversion von DOCBOX für Ihre Apotheke zu erfahren.
Die Kosten hängen von der Anzahl der Nutzer, dem Speicherbedarf und der gewünschten Integration ab. Ein Altbestand, der digitalisiert werden soll, wird separat kalkuliert. Wir erstellen gerne ein individuelles Angebot auf Basis Ihrer Anforderungen – sprechen Sie uns einfach und unverbindlich an.
