Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Handwerksbetriebe alle betrieblichen Dokumente zentral erfassen, über Metadaten ordnen und per Volltextsuche auffindbar machen. Ein DMS ist also der digitale Aktenschrank eines Betriebs. Wenn der Monteur vor Ort beim Kunden das Prüfprotokoll von vor zwei Jahren brauchte, musste zuvor im Büro angerufen werden und im physischen Ordner nachgeschaut werden. Mit einem DMS liegen die wichtigen Dokumente zentral an einem Ort, auf den berechtigte Mitarbeitende auch von unterwegs zugreifen können. Dieser mobile Zugriff auf Betriebsunterlagen ist beim Handwerk eine wichtige Anforderung. Hier arbeiten Menschen sowohl im Büro, vor Ort beim Kunden oder auf der Baustelle als auch von unterwegs. Ein klassischer Aktenschrank ist hier ein echter Zeitfresser, wohingegen ein digitales Dokumentenmanagement Dokumente im Rahmen der eingerichteten Berechtigungen jederzeit verfügbar macht.
Für einen vollständigen grundlegenden Überblick empfehlen wir Ihnen unseren Leitfaden zum Dokumentenmanagement oder die Übersicht zur revisionssicheren und GoBD-konformen Archivierung.
In diesem Beitrag zeigen wir die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen für Handwerksbetriebe. Auch bei bestehender Handwerkersoftware kann sich in den meisten Fällen der Blick auf die Besonderheiten eines DMS lohnen, insbesondere bei der revisionssicheren Archivierung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein DMS im Handwerksbetrieb verwaltet vor allem die Dokumente, die nicht aus der Handwerkersoftware kommen: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Prüfprotokolle, Wartungsverträge, Herstellerunterlagen, Personalakten
- Handwerkersoftware und DMS sind kein Widerspruch, sondern ergänzen sich
- Der mobile Zugriff entscheidet über den Erfolg: Was auf der Baustelle nicht verfügbar ist, wird weiter auf Papier geführt
- Über OCR und Volltextsuche werden auch eingescannte Dokumente wie Prüfprotokolle und Lieferscheine durchsuchbar
- Für steuerrelevante Unterlagen gelten die GoBD-Anforderungen an die revisionssichere Archivierung
- HKP Office Solution unterstützt Handwerksbetriebe bei der Auswahl und Einführung eines professionellen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit über 30 Jahren Erfahrung
Welche Dokumente in einem Handwerksbetrieb zusammenkommen
In einem Handwerksbetrieb mit mehreren Mitarbeitenden gehen jeden Monat mehrere hundert Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen ein. Für die Verwaltung und Strukturierung dieser Unterlagen gibt es auf der einen Seite einschlägige Handwerkersoftware. Hier werden beispielsweise Angebote, Aufträge und Abschlags- und Schlussrechnungen erstellt und abgelegt. Darüber hinaus gibt es aber noch viele weitere Dokumente, die ebenso relevant sind:
- Eingangsrechnungen und Lieferscheine des Großhandels, Bestellbestätigungen, Preislisten und Datenblätter
- Wartungsverträge, Wartungs- und Prüfprotokolle und Nachweise
- Dokumentationen, Bautagebücher, Aufmaßdateien oder Abnahmeprotokolle
- Herstellerdokumentationen, Garantiebedingungen und Übergabeprotokolle
- Arbeitsverträge, Stundenzettel, Urlaubsanträge, Kontrollen und Schulungsnachweise
In den meisten Fällen kann die klassische Handwerkersoftware nur wenige dieser Dokumente professionell verwalten und archivieren. Aus diesem Grund liegen viele dieser wichtigen Dateien auf verschiedenen Geräten, Postfächern oder in klassischen Aktenordnern.
Warum die Handwerkersoftware kein Dokumentenmanagement ersetzt
Wie bereits erwähnt ergänzt ein Dokumentenmanagement die bestehende Handwerkersoftware. Unterlagen ohne Auftragsbezug und E-Mail-Anhänge lassen sich grundsätzlich auch in anderen Systemen ablegen. Ein Dokumentenmanagement bietet dafür allerdings spezialisierte Funktionen: eine unveränderbare Speicherung, eine lückenlose Protokollierung von Zugriffen und Änderungen sowie ein abgestuftes Berechtigungskonzept. Damit erfüllt ein DMS die strengen Aufbewahrungsrichtlinien der revisionssicheren Archivierung.
Mit einem eigenständigen Dokumentenmanagement liegen die Dokumente strukturiert und nachvollziehbar an einem Ort und lassen sich bei einer Prüfung gezielt zusammenstellen. Auch E-Mails mitsamt Anhängen können automatisiert archiviert werden, soweit sie aufbewahrungspflichtige Inhalte enthalten. Ob das zutrifft, richtet sich nach Inhalt und Funktion der jeweiligen Nachricht. Nicht jede geschäftliche E-Mail ist automatisch aufbewahrungspflichtig.
Grundsätzlich empfiehlt sich bei Handwerksbetrieben ein Parallelbetrieb beider Systeme: die Handwerkersoftware bleibt die Basis für Angebote und Rechnungen. Das Dokumentenmanagement ist die Ablage für alle weiteren Dokumente und einheitliche Ablage.
Zwei Orte, eine Ablage – der mobile Zugriff im Handwerk
Ein wichtiger Vorteil des digitalen Dokumentenmanagements im Handwerk ist der mobile Zugriff. Dokumente entstehen oft an verschiedenen Orten und müssen gleichzeitig auch unterwegs abrufbar sein. Ein modernes DMS ist sowohl am PC im Büro als auch von mobil per Tablet und Smartphone nutzbar. Mit smarten Metadaten und der Volltextsuche können Nutzer die richtigen Dokumente schneller finden. Hier sorgt ein DMS nicht nur für eine revisionssichere Dateiablage, sondern auch für effizientere Prozesse im Arbeitsalltag.
Sie möchten mehr über die Vorteile eines Dokumentenmanagements im Handwerk erfahren? Sprechen Sie uns gerne an – per Telefon unter +49 40 696 537 0 oder per Kontaktformular. Wir beraten Sie unverbindlich bei allen Themen rund um das DMS im Handwerk.
Vom Papier ins DMS – wie Handwerksbetriebe Dokumente mit einem DMS erfassen
Selbstverständlich verschwindet das Papier durch die Einführung eines DMS nicht. Die Dokumente können aber deutlich einfacher abgelegt und ortsunabhängig nutzbar gemacht werden. Darüber hinaus kann aufbewahrungspflichtiger E-Mail-Schriftverkehr revisionssicher archiviert werden, sodass er bei einer Betriebsprüfung vollständig und nachvollziehbar vorliegt.
Papierdokumente am Multifunktionsgerät einscannen
Mit einem Multifunktionsdrucker können Sie Papierdokumente direkt einscannen und per OCR durchsuchbar machen. Mit einer praktischen Verknüpfung lässt sich der Scanner auch direkt mit dem DMS verbinden, sodass Sie die Ablage deutlich einfacher und schneller gestalten können. Wir unterstützen Handwerksbetriebe auch beim Austausch und Betrieb von professionellen Druck-, Scan- und Kopiersystemen. Sprechen Sie uns gerne an, um mehr über unsere Leistungen zu erfahren.
Digitale Dokumente per E-Mail und mobil erfassen
Mit einem Sammelpostfach für den elektronischen Schriftverkehr mit Lieferanten oder für Eingangsrechnungen können relevante Unterlagen direkt und automatisiert im DMS abgelegt werden. Auch E-Rechnungen lassen sich über ein Dokumentenmanagementsystem verarbeiten und archivieren. Entscheidend ist dabei, dass das strukturierte Originalformat erhalten bleibt. Ein Ausdruck oder eine PDF-Konvertierung genügt hier nicht. Weitere Informationen rund um E-Rechnungen im DMS finden Sie in unserem Leitfaden für die GoBD-konforme Archivierung.
Struktur über Aktenstrukturen und Metadaten
Ein Dokumentenmanagement bildet vertraute Akten- und Ordnerstrukturen weiterhin ab, ist aber nicht darauf angewiesen. Zusätzlich werden Dokumente über Metadaten beschrieben und lassen sich dadurch flexibel nach Kunde, Objekt, Bauvorhaben, Dokumentenart oder Datum filtern. Das hilft vor allem bei Unterlagen, die zu mehreren Vorgängen gleichzeitig gehören. Ein Prüfprotokoll betrifft den Kunden, das Gerät und das Prüfjahr zugleich und muss trotzdem nur einmal abgelegt werden.
Revisionssichere Ablage im Handwerksbetrieb
Auch im Handwerk gelten für einige Dokumente die Anforderungen an die revisionssichere Ablage. Die revisionssichere Archivierung bedeutet in diesem Fall, dass die jeweiligen Dateien unveränderbar, protokolliert, vollständig und wiederauffindbar abgelegt sein müssen.
Ein Dokumentenmanagementsystem schafft dafür die technischen Voraussetzungen, macht einen Betrieb aber nicht automatisch GoBD-konform. Ebenso entscheidend sind die Einrichtung des Systems, das Berechtigungskonzept, die tatsächlich gelebten Abläufe und eine gepflegte Verfahrensdokumentation. Mehr dazu beschreiben wir in unserem Beitrag zur GoBD-Konformität eines DMS. Die Verantwortung dafür bleibt beim Unternehmen. Wir unterstützen Sie als IT-Systemhaus bei der technischen Umsetzung – für die steuerrechtliche Bewertung Ihrer konkreten Situation ist Ihre Steuerberatung der richtige Ansprechpartner.
Drei Situationen aus dem Betriebsalltag
Es gibt eine Vielzahl an Situationen, in denen ein Dokumentenmanagement für schnellere Prozesse sorgen und den Arbeitsalltag erleichtern kann.
- SHK-Betrieb mit Störungsdienst: Über die Objektadresse findet der Monteur nicht nur den Wartungsvertrag, sondern auch alle relevanten Unterlagen zur Anlage und die letzten Protokolle direkt auf dem Tablet vor Ort.
- Elektrobetrieb mit späterer Schadensmeldung: Nach zwei Jahren wird ein Schaden gemeldet. Das Prüfprotokoll ist mitsamt dem Abnahmeprotokoll und Fotodokumentation in wenigen Minuten zusammengestellt.
- Dachdeckerbetrieb mit Betriebsprüfung: Eingangsrechnungen sind gemeinsam mit dem zugehörigen aufbewahrungspflichtigen Schriftverkehr nachvollziehbar abrufbar.
Sprechen Sie uns unverbindlich an, um mehr über die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems für Ihre individuellen Anforderungen zu erfahren. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Unverbindliche Beratung
Verwalten Sie Ihre Unternehmensdokumente effizient und sicher – mit maßgeschneiderten Dokumentenmanagementlösungen von HKP Office Solution. Wir bieten Ihnen alles, was Sie benötigen, um Ihre Daten zu sichern, Prozesse zu automatisieren und Kosten zu senken. Lassen Sie sich von unseren Experten beraten, wie wir Ihr Dokumentenmanagement auf das nächste Level heben können.
So führen Handwerksbetriebe ein DMS ein
Die Einführung des DMS in einem Handwerksbetrieb sollte sauber geplant werden, um das volle Potenzial zu nutzen und Frustration durch eine neue Software zu vermeiden. Wir unterstützen Sie als IT-Systemhaus vom ersten Schritt bis zur Schulung des Teams bei der Einführung Ihres Dokumentenmanagements.
- Bestandsaufnahme: Zunächst wird geschaut, wo welche Dokumente entstehen und welche Personen Zugriff brauchen. Mit dieser Bestandsaufnahme können neue Prozesse ideal abgestimmt werden, sodass sich das DMS an Ihre individuelle Situation anpasst.
- Initiale Einrichtung planen: Im Anschluss empfiehlt es sich, mit einem Dokumententyp zu starten und nicht alles vollständig in einem Schritt zu migrieren. So können die Vorteile direkt genutzt und gleichzeitig Migrationsaufwand für Altlasten reduziert werden.
- Struktur definieren: Mit Metadaten können Dokumente strukturiert werden. Hier werden die verschiedenen Kategorien und Stichpunkte, mit denen Dokumente kategorisiert werden, definiert.
- Schnittstellen & Einrichtung: Bei Bedarf schaffen wir Schnittstellen an Ihre bestehende Infrastruktur, damit sich das DMS optimal in Ihre IT-Landschaft integriert. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Einrichtung des Dokumentenmanagementsystems mit erfahrenen Technikern und DMS-Experten.
- Roll-Out & Schulung: Gemeinsam mit unseren DMS-Experten schulen wir Ihre Mitarbeitenden für die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems.
Worauf Handwerksbetriebe bei der Auswahl achten sollten
Für Handwerksbetriebe gibt es einige Anforderungen an ein DMS, die besonders relevant sind. Für einen ersten Anhaltspunkt haben wir die wichtigsten Aspekte des Dokumentenmanagements im Handwerk für Sie zusammengefasst:
- Mobiler Zugriff
- OCR-Qualität bei gescannten Dokumenten für die Volltextsuche (ob handschriftliche Ergänzungen erkannt werden, hängt von Schriftbild, Scanqualität und Erkennungssoftware ab und sollte im Zweifel vorab getestet werden)
- Rechte- und Rollenkonzept, damit einzelne Unterlagen nur von ausgewählten Personen eingesehen werden dürfen (z.B. Personalakten)
- Anbindung an die bestehende Handwerkersoftware
- Skalierbarkeit und flexible Erweiterbarkeit bei Wachstum
- Persönlicher Ansprechpartner statt anonymer Hotline (für Fragen zur Einrichtung oder Störungen)
DOCBOX im Handwerksbetrieb
Wir arbeiten im Bereich Dokumentenmanagement für Handwerksbetriebe mit unserem Partner DOCBOX zusammen. DOCBOX ermöglicht Handwerksbetrieben nicht nur eine revisionssichere Archivierung, sondern auch eine Lösung, um Prozesse zu beschleunigen und den Arbeitsalltag zu vereinfachen.
HKP Office Solution ist Ihr Partner beim DMS im Handwerk in Hamburg, Lübeck und Norddeutschland
HKP Office Solution betreut Handwerksbetriebe seit über 30 Jahren im Bereich Telefonie, Druck & Kopie, IT-Lösungen und Dokumentenmanagement. Mit unseren Standorten in Hamburg und Lübeck sind wir persönlich für Sie erreichbar. Unsere Experten unterstützen Sie bei der Auswahl, Einrichtung und dem fortlaufenden Betrieb Ihres Dokumentenmanagementsystems. Sprechen Sie uns unverbindlich an, um mehr über unsere Leistungen und die Vorteile für Handwerksbetriebe zu erfahren. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.
Häufige Fragen und Antworten (FAQ) zum Dokumentenmanagement im Handwerk
Ja, in den meisten Fällen erfüllen beide Systeme unterschiedliche Aufgaben. Die Handwerkersoftware verwaltet auftragsbezogene Dokumente (z.B. Angebote, Aufmaße und Rechnungen). Ein DMS ist der Ort für alle Dokumente, die darüber hinaus entstehen: Eingangsrechnungen, Prüf- und Wartungsprotokolle, Herstellerunterlagen, Personalakten sowie aufbewahrungspflichtige E-Mails samt Anhängen. Allerdings: Beide Systeme laufen parallel, das DMS ersetzt die Handwerkersoftware nicht.
Ein Cloud-Speicher ist in erster Linie eine Dateiablage: Dokumente liegen in Ordnern und werden meist über den Dateinamen gefunden. Ein DMS ergänzt das um Metadaten, eine Volltextsuche per OCR und die lückenlose Protokollierung von Zugriffen und Änderungen. Für steuerrelevante Unterlagen ist vor allem die Unveränderbarkeit entscheidend. Eine einfache Dateiablage erfüllt dies ohne zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen in der Regel nicht.
Ja, die Entscheidung für ein DMS hängt eher vom Dokumentenaufkommen ab und weniger von der Mitarbeiterzahl. Ein kleiner Betrieb mit Wartungsgeschäft und wiederkehrenden Prüfpflichten sammelt schnell mehr Unterlagen als ein größerer Betrieb im reinen Projektgeschäft.
Ja. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ist nicht nur am PC im Büro nutzbar, sondern auch über Tablet und Smartphone. Gesucht wird über Merkmale wie Kunde, Objekt oder Auftragsnummer. Das funktioniert auch dann, wenn der Dateiname unbekannt ist.
Das hängt von der Anzahl der Dokumententypen, den gewünschten Schnittstellen und dem Umgang mit dem Altbestand ab. Wer mit einem einzelnen Dokumententyp startet, kommt in der Regel schneller zu einem nutzbaren Ergebnis als bei einer vollständigen Umstellung. Der größte Zeitfaktor ist dabei meist nicht die Technik, sondern die Klärung der internen Abläufe und die Schulung des Teams. Nach einer kurzen Bestandsaufnahme geben wir Ihnen gern eine belastbare Einschätzung für Ihren Betrieb.
Die Kosten hängen von der Nutzerzahl, dem Funktionsumfang, dem Betriebsmodell als Cloud- oder On-Premise-Lösung und den benötigten Schnittstellen ab. Hinzu kommt der einmalige Aufwand für Einrichtung und Schulung. Eine belastbare Einschätzung ergibt sich erst nach einer kurzen Bestandsaufnahme. Sprechen Sie uns gerne unverbindlich an.
