In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) entsteht Dokumentenchaos nicht durch “zu viel Papier”, sondern durch unklare Ablage. Vom klassischen Datei-Server und Teams oder SharePoint-Ordner über E-Mail-Postfächer bis zu einzelnen Papierakten. Diese Art der Dateiablage kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehlerquote. Spätestens bei einer Prüfung oder behördlichen Anfragen rächt sich das Fehlen eines Dokumentenmanagements.
HKP Office Solution ermöglicht ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit revisionssicherer Archivierung für Unternehmen jeder Größe. Mit unserem Partner DOCBOX bieten wir eine Dokumentenmanagement-Software, die moderne digitale Funktionen mit Erfüllung rechtlicher Vorgaben verbindet. Von einer schnellen Suche mittels OCR und Volltext-Suche bis zur Erfüllung komplexer rechtlicher Vorgaben.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein DMS sorgt dafür, dass Dokumente zentral, strukturiert und auffindbar sind – statt „irgendwo im Ordnernetz“. Das spart Zeit und erhöht die Produktivität.
- Mit OCR/Volltextsuche können gescannte PDFs einfach durchsucht werden. So finden Sie immer die passenden Dokumente (ganz ohne den Dateinamen).
- Revisionssichere Archivierung ist relevant, wenn steuerrelevante Unterlagen elektronisch aufbewahrt werden (GoBD).
- DSGVO verlangt u. a. „Integrität und Vertraulichkeit“ sowie angemessene technische/organisatorische Maßnahmen – Berechtigungen und nachvollziehbare Zugriffe sind daher Kernanforderungen.
- HKP Office Solution ist seit 30 Jahren Ihr kompetenter Partner für IT, Telefonanlagen und Dokumentenmanagement. Neben unseren Standorten in Hamburg und Lübeck sind wir auch in Bremen, Wedemark und Düsseldorf vor Ort präsent.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software, die Dokumente erfasst, geordnet ablegt und durchsuchbar macht. Darüber hinaus können Berechtigungen gesteuert und mit Workflows automatisiert werden. So ist ein digitales Dokumentenmanagement mehr als ein “digitaler Ordner”. Mit einem DMS können Prozesse vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Freigaben werden auf Basis definierter Regeln vergeben, sodass stets die richtigen Personen Zugriff haben und gleichzeitig Dateien und Dokumente sicher abgelegt und geschützt sind.
Wofür braucht mein Unternehmen ein Dokumentenmanagement?
Ein digitales Dokumentenmanagement ist für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie Konzerne geeignet.
Schneller finden statt lange suchen
In der Praxis kostet die Suche nach Dokumenten viel Zeit und sorgt unnötigerweise für viele Verzögerungen. Seien es Rechnungen, Angebote, Verträge oder andere Projektunterlagen. Insbesondere bei mehreren Mitarbeiter*innen entsteht ohne DMS schnell ein Ablagechaos. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement können Teams schneller und einfacher die richtigen Dateien und Dokumente wiederfinden, bearbeiten und ablegen. Mithilfe der OCR- und Volltextsuche können auch gescannte PDF-Dokumente einfach und ganz ohne Dateinamen durchsucht werden.
Versionen und Freigaben beherrschbar machen
Viele kleine und mittelständische Unternehmen sowie Konzerne verlieren viel Zeit durch Freigabe-Schleifen per E-Mail und unklare Versionen. DMS-Workflows schaffen hier Klarheit und eindeutige Zuständigkeiten.
Compliance: GoBD und DSGVO sauber abbilden
Berufliche Dokumente unterliegen grundsätzlich einigen rechtlichen Vorgaben. Mit einem Dokumentenmanagement sparen Sie nicht nur Zeit und Aufwand, sondern schaffen auf eine rechts- und revisionssichere Archivierung. Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen elektronischen Aufbewahrung und zum Datenzugriff” (GoBD) und Vorgaben durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind die beiden wichtigsten Vorgaben. Es geht dabei um die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung von relevanten Dokumenten und Unterlagen sowie um den Schutz und Vertraulichkeit von Daten. Mit einem DMS können Sie beruhigt sein: unser Dokumentenmanagementsystem DOCBOX erfüllt alle rechtlichen Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD und DSGVO.
Checkliste: Braucht mein Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagement ist für die meisten Unternehmen sinnvoll und ermöglicht effizientere Prozesse in der täglichen Arbeit. Wir haben eine kurze Checkliste erstellt, mit der Sie prüfen können, ob sich ein Dokumentenmanagementsystem für Sie lohnt?
- Viele Belege, Verträge oder Projektunterlagen? Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt für langfristig für aufgeräumte Strukturen und eine skalierbare Pflege.
- Mehrere Mitarbeitende oder Teams greifen auf dieselben Dokumente zu? Ein DMS vermeidet Duplikate, Versionschaos und klare Rechte und Regeln für verschiedene Stakeholder.
- Externe Anforderungen durch Steuerprüfung, Datenschutz oder Kunden
- Sie arbeiten mit vielen gescannten PDF-Dokumenten? Die OCR-Funktion einer Dokumentenmanagement-Software macht eingescannte Dokumente digital lesbar und durchsuchbar. Nutzen Sie die Vorteile vom Scannen mit dem Multifunktionsdruckers in Verbindung mit einem DMS.
Wenn mindestens zwei Punkte auf Sie zutreffen, sollten Sie sich ausführlicher mit diesem Thema beschäftigen. Kontaktieren Sie uns gerne, um unverbindlich mehr über die revisionssichere Archivierung mit einem DMS zu erfahren.
Unser Partner für digitales Dokumentenmanagement: DOCBOX
DOCBOX ist unser Partner für die Dokumentenmanagement-Software. Mit der DOCBOX-Lösung bieten wir unseren Kunden ein digitales Dokumentenmanagement mit digitaler Akte, revisionssicherer Archivierung und Ablage und praktischen Funktionen, um schnell das richtige Dokument zu finden. Mit Workflows lassen sich Automatisierungen für Freigaben oder Leseberechtigungen hinterlegen. So erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern sparen auch effektiv Zeit und Ressourcen.
DOCBOX lässt sich selbstverständlich in bestehende Systeme integrieren. Als kompetenter IT-Partner unterstützen wir seit über 30 Jahren Unternehmen bei der Digitalisierung. Sprechen Sie uns gerne an, um über eine nachhaltige Lösung im Dokumentenmanagement zu sprechen.
Funktionen eines digitalen Dokumentenmanagements
- OCR/Volltextsuche:
Es muss nicht mehr nach Dateinamen gesucht werden. Stattdessen können Dokumente vollständig durchsucht werden. - Digitale Akten / Struktur über Metadaten:
Dokumente können Kunden und Projekten zugeordnet werden. Darüber hinaus lässt sich nach Dokumenttypen und Datum filtern. Eine skalierbare Lösung für wachsende Unternehmen und komplexe Prozesse. - Berechtigungen/Rollen:
Zugriffe und ein klare Rechte- und Rollenmanagement ermöglichen datenschutzkonforme Freigaben von Dokumenten. - Nachvollziehbarkeit (Protokoll/Audit-Trail):
Für transparente Prozesse lassen sich Versionen und Bearbeitungen protokolliert überprüfen. Dies ermöglicht schnelle Antworten bei nachträglichen Unklarheiten, z.B. bei internen Prüfungen oder Kontrollen. - Workflow-Unterstützung:
Für eine schnellere Bearbeitung und geringere Durchlaufzeit können Workflows eingerichtet werden. Damit lassen sich Fristen einhalten sowie Rechnungsprüfungen und Vertragsfreigaben optimieren. - Integration:
Mit der direkten Integration in andere Systeme können die verschiedenen Tools schlau miteinander verknüpft werden. Dateien aus den E-Mails, dem Scanner oder ERP-System landen direkt im Dokumentenmanagementsystem.
Unverbindliche Beratung
Verwalten Sie Ihre Unternehmensdokumente effizient und sicher – mit maßgeschneiderten Dokumentenmanagementlösungen von HKP Office Solution. Wir bieten Ihnen alles, was Sie benötigen, um Ihre Daten zu sichern, Prozesse zu automatisieren und Kosten zu senken. Lassen Sie sich von unseren Experten beraten, wie wir Ihr Dokumentenmanagement auf das nächste Level heben können.
Revisionssichere Archivierung: Was bedeutet das praktisch?
Ein digitales Dokumentenmanagement vereinfacht nicht nur Prozesse, sondern ermöglicht auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die revisionssichere Archivierung ist im unternehmerischen Kontext eine Vorgabe, die nicht zu unterschätzen ist. Gleichzeitig dürfen interne Prozesse durch die Einhaltung solcher Vorgaben nicht verkompliziert und verlangsamt werden. Die Dokumentenmanagement-Software DOCBOX ist revisionssicher, erfüllt die DSGVO und GoBD-konform. Erfahren Sie mehr über IT-Security bei HKP Office Solution.
Die wichtigsten Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung sind:
- Für die Erfüllung der GoBD müssen Dokumente geordnet, vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden.
- Änderungen, Versionen und Zugriffe müssen nachvollziehbar und “beweisbar” sein.
- Klare Regeln für klare Prozesse. Es braucht eindeutige Regeln für das Ablegen, Freigeben, Löschen und Aufbewahren von Dokumenten.
Die genauen Richtlinien für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Dokumenten (GoBD) kann direkt beim Bundesfinanzministerium heruntergeladen werden.
Cloud vs. On-Premise beim Dokumentenmanagement: Was eignet sich besser?
Bei der Art der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems kann man zwischen Cloud und On-Premise unterscheiden. Dabei geht es um den “Ort”, an dem das DMS installiert wird: standortübergreifend in der Cloud oder lokal im eigenen Rechenzentrum als On-Premise DMS. Beide Varianten bieten Vor- und Nachteile und eignen sich je nach Ihre Anforderungen mehr und weniger. Wir beraten Sie gerne individuell dabei, welche Implementierung besonders sinnvoll ist. Kontaktieren Sie uns dafür unverbindlich über unser Kontaktformular.
Für eine erste Einordnung haben wir die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst. Darüber können Sie herausfinden, ob sich ein Cloud-DMS oder On-Premise-DMS für Sie eignet.
In diesen Fällen ist ein DMS als Cloud-Lösung sinnvoll:
- standortübergreifender Zugriff ist relevant
- mehrere Standorte müssen verknüpft werden
- schnell mit einem neuen DMS starten
- Skalierung steht im Fokus
- der Betriebsaufwand soll auf ein Minimum reduziert werden
In diesen Fällen ist ein DMS als On-Premise-Lösung besonders geeignet:
- Sie maximale Kontrolle über die Infrastruktur und das Netzwerk brauchen
- besondere Integrationen eng verknüpft werden müssen
- strikte Vorgaben oder IT-Prozesse haben
- Sie unabhängig von einer Internetverfügbarkeit sein möchten
Beide Arten der Einbindung eines Dokumentenmanagementsystems sind sicher und erfüllen die relevanten gesetzlichen Anforderungen. Stattdessen geht es hier um organisatorische Prozesse und Abläufe innerhalb Ihres Unternehmens. Bei größeren Unternehmen mit vielen Regeln und strenger Policy kann eine On-Premise-DMS mehr Möglichkeiten bieten. Für einen schnellen Start und geringere Aufwände für die Pflege eignet sich ein Cloud-DMS eher.
Die Vorteile eines DMS gegenüber einer eigenen Ordnerstruktur
Viele Unternehmen starten mit einer eigenen Ordnerstruktur bei SharePoint, Google Drive oder lokal auf der eigenen Festplatte. Das reicht für junge Start-Ups oft aus, ab einer gewissen Schwelle reicht eine klassische Ordnerstruktur im SharePoint oder Google Drive nicht mehr aus. Hier braucht es tiefergehende Funktionen und ein klares Rechte- und Rollenmanagement, die ein Dokumentenmanagement bietet.
Eigene Datei-Ablage vs. Dokumentenmanagement-Software im Vergleich
| Thema | File-Server / Ordner | DMS |
|---|---|---|
| Suche | nach Dateiname suchen PDFs oft nicht durchsuchbar | auch gescannte PDFs durchsuchbar (OCR) Filter Metadaten |
| Versionen | häufig unklar durch duplizierte Versionen („final_final2“) | Einheitliche Versionierung Rechtliche Sicherheit dank nachvollziehbarer Änderungsverläufe |
| Freigaben | Unübersichtliche E-Mail-Ketten für Freigaben | (Teil-)Automatisierte Workflows vereinfachen die Freigabe Status sorgt für mehr Klarheit und Zuständigkeit |
| Compliance | nur bedingt umsetzbar oft durch komplexe individuelle Funktionen erweiterbar | Standard-Funktion im DMS Revisionssichere Archivierung durch Regeln und Protokolle |
| Skalierung | wächst schnell unübersichtlich | ein DMS ist auf Skalierung ausgelegt Mit Taxonomien und Metadaten auch langfristig saubere Dokumentenstruktur umsetzbar |
Eine klassische Ordnerstruktur reicht oft aus, wenn die folgenden Punkte bei Ihnen zutreffen:
- wenige Dokumente im Unternehmen vorhanden und genutzt
- wenig Beteiligte
- wenig oder keinen Druck durch Compliance-Regeln
Im Gegensatz dazu, ist ein DMS sinnvoll, wenn die folgenden Aspekte für Sie relevant sind:
- OCR-Suche notwendig, aufgrund eingescannter PDFs
- wiederkehrende Freigabe-Prozesse
- mehrere Versionen eines Dokuments vorhanden
- Berechtigungen müssen granular sein
- Sie müssen die revisionssichere Archivierung erfüllen
Ihr kompetenter Partner für Dokumentenmanagement in Hamburg & Lübeck
HKP Office Solution unterstützt seit über 30 Jahren Unternehmen im IT-Service, Dokumentenmanagement, bei Telefonanlagen und Druck- und Kopie-Lösungen. Unsere Basis bilden unsere beiden Hauptstandorte in Hamburg und Lübeck. Darüber hinaus haben wir weitere Service-Stützpunkte in Bremen, Düsseldorf und Wedemark. Wir betreuen Sie vom Konzept über die Implementierung und Einführung bis zum Betrieb und der Weiterentwicklung.
Mit unserer lokalen Präsenz haben Sie stets die richtigen Ansprechpartner für Ihr Dokumentenmanagement – nah, lokal und hanseatisch ehrlich. Sprechen Sie uns gerne an, um mehr über Dokumentenmanagement in Hamburg und Lübeck zu erfahren? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.
Häufige Fragen und Antworten (FAQ) zum Dokumentenmanagement
Ein Archiv ist primär für die Aufbewahrung von Dokumenten gedacht. Ein DMS bietet darüber hinaus hilfreiche Funktionen wie die Volltext-Suche in PDFs (OCR), klare und skalierbare Dokumentenstrukturen und (teil-)automatisierte Workflows für Freigaben, Zugriffsrechte. Darüber hinaus erfüllt ein DMS die Vorgaben für eine revisionssichere Archivierung nach DGSVO und GoBD. Ab einer gewissen Unternehmensgröße sorgt ein Dokumentenmanagement für effizientere Prozesse und mehr Produktivität.
Wir arbeiten beim Dokumentenmanagement mit unserem Partner DOCBOX zusammen. Unsere DMS-Lösungen sind GoBD- und DSGVO-konform. Das gilt aber nicht für alle anderen Anbieter. Achten Sie stets darauf, dass Ihre Dokumentenmanagement-Software die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Die genauen Vorgaben finden Sie in der Datenschutzgrundverordnung und beim Bundesfinanzministerium für die GoBD.
OCR macht Texte in eingescannten PDFs durchsuchbar. Sie können direkt nach dem Inhalt suchen und finden so die richtigen Dokumente schneller. Sie brauchen nicht mehr den Dateinamen wie bei klassischen Dateiablagen. Das sorgt für einen schnellen Zugriff und eine effizientere Verwaltung.
Mit einem ersten Pilotprojekt mit kleinerem Umfang (z.B. nur Rechnungen & Verträge) und klaren Erfolgskriterien (z.B. Dauer, Suchzeit, Fehlerquote). So reduzieren Sie im ersten Schritt das Risiko und haben schnellstmöglich erste Nutzungsdaten. Kontaktieren Sie uns gerne, für die bestmögliche Unterstützung bei der Einrichtung Ihres Dokumentenmanagements.
Die Entscheidung sollte auf Ihrem Betriebsmodell, den internen Vorgaben und Richtlinien und Ihren Ressourcen abhängen. Beide Varianten bieten Vor- und Nachteile. Kontaktieren Sie uns gerne, damit wir Ihnen eine klare Empfehlung für Ihre individuellen Anforderungen geben können.
Nächste Schritte auf dem Weg zum digitalen Dokumentenmanagement
Als KMU oder Konzern kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sinnvoll sein und Ihre Prozesse vereinfachen. Mit der revisionssicheren Archivierung und einem DMS erfüllen Sie die Vorgaben der GoBD und DSGVO. Wir empfehlen Ihnen ein unverbindliches Erstgespräch, um die genauen Anforderungen herauszufinden und so die ideale Lösung für Ihr Dokumentenmanagement zu finden. Kontaktieren Sie uns dafür über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns direkt an.
