Eine Telefonanlage für Kanzleien muss mehr leisten als nur eine zuverlässige Erreichbarkeit. Für Rechtsanwälte, Steuerberater und Notare sind besondere Anforderungen zu erfüllen, z.B. die Verschwiegenheitspflicht, Integration in die jeweilige Kanzleisoftware und ortsunabhängiges Arbeiten.
HKP Office Solution unterstützt Sie als IT-Systemhaus nicht nur bei der Auswahl der richtigen Telefonanlage, sondern auch bei der Einrichtung und Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. Sie interessieren sich für einen allgemeinen Überblick zu modernen Telefonanlagen für Unternehmen? Dann empfehlen wir Ihnen unseren Leitfaden für Cloud-Telefonie.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Kanzleien haben besondere Anforderungen: Vertraulichkeit, Erreichbarkeit trotz Fristen, Integration in DATEV/RA-MICRO.
- Cloud-Telefonie ist für Kanzleien rechtssicher nutzbar – unter klaren Voraussetzungen.
- Entscheidend sind der Serverstandort, ein Dienstleistervertrag in Textform und technisch-organisatorische Maßnahmen.
- Die Integration in die Kanzleisoftware spart bei jedem Anruf Zeit.
- HKP Office Solution begleitet Kanzleien in Hamburg, Lübeck und Norddeutschland von der Beratung bis zum Betrieb.
Warum Kanzleien besondere Anforderungen an die Telefonanlage stellen
Kanzleien stellen besondere Anforderungen an die eigene Telefonanlage. Aufgrund der besonderen Bedürfnisse und rechtlichen Auflagen reicht das klassische Telefon hier nicht mehr aus. Es braucht eine professionelle Telefonanlage für Kanzleien, die die Erreichbarkeit, Vertraulichkeit, Standortvernetzung und Dokumentation von Gesprächen sicherstellt. Hierfür braucht es oft einen erfahrenen Partner, der Telefonanlage, IT und Provider-Services miteinander verbindet und so eine effiziente und nachhaltige Telefonielösung schafft.
Das muss eine Telefonanlage für Kanzleien leisten:
- Erreichbarkeit trotz Fristen, Terminen und Verhandlungen dank einer smarten Vertretungs- und Weiterleitungslogik
- Vertraulichkeit als Grundpflicht
- Mehrere Standorte, Home-Office und die mobile Erreichbarkeit unter einer einheitlichen Kanzlei-Rufnummer sicherstellen
- Dokumentation von Gesprächen für effiziente Prozesse und Arbeitsabläufe
Verschwiegenheit und Datenschutz – der entscheidende Unterschied
Im Gegensatz zu privaten kleinen und mittelständischen Unternehmen haben Kanzleien besondere Auflagen. Insbesondere Vorgaben zur Verschwiegenheit und dem Datenschutz betreffen auch die Telefonanlage. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, braucht es eine professionelle Telefonanlage mit umfangreichen Funktionen und individuellen Einstellungsmöglichkeiten. Dies betrifft grundsätzlich sowohl Anwälte, Notare als auch Steuerberatungen.
Cloud-Telefonanlagen für Kanzleien
Unter strengen Voraussetzungen dürfen Kanzleien auch Cloud-Telefonanlagen nutzen und einsetzen. Seit 2017 erlaubt der Gesetzgeber die Einbindung externer IT-Dienstleister unter Beachtung einiger Auflagen. Als IT-Systemhaus mit über 30 Jahren Erfahrung unterstützen wir Kanzleien bei der Einrichtung und dem Betrieb einer nachhaltigen und sicheren Telefonanlage.
Die vier Voraussetzungen für Cloud-Telefonanlagen für Kanzleien:
- Sorgfältige Auswahl des Dienstleisters
- Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung und eine Belehrung über strafrechtliche Folgen
- Klare und transparente Regelung zu Subunternehmern
- mindestens EU-Serverstandort für ein ausreichendes Schutzniveau (US-Anbieter erfüllen oft nicht die Anforderungen für Telefonanlagen für Kanzleien)
Ein Punkt, den viele übersehen: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach der DSGVO allein reicht für eine Kanzlei nicht. Er schützt personenbezogene Daten, aber nicht das strafrechtlich geschützte Mandantengeheimnis. Dafür braucht es zusätzlich eine Verschwiegenheitsverpflichtung des Dienstleisters in Textform. Wir kennen die besonderen Anforderungen von Kanzleien an die Telefonanlage und unterstützen Sie bei der Auswahl und Implementierung einer sicheren Lösung.
Beachten Sie jedoch, dass dies keine Rechtsberatung darstellt. Die finale berufsrechtliche Bewertung liegt bei der Kanzlei bzw. der jeweils zuständigen Kammer.
Integration in die Kanzleisoftware (DATEV, RA-MICRO & Co.)
Eine Telefonanlage sollte nicht nur die Erreichbarkeit sicherstellen, sondern auch Prozesse vereinfachen und Arbeitsabläufe beschleunigen. Je nach eingesetzter Software lässt sich die Telefonanlage in die bestehende IT-Infrastruktur Ihrer Kanzlei integrieren. Wir haben ein paar Beispiele für Sie zusammengefasst:
- Mandantenakte / Kontaktdaten öffnen sich automatisch beim Anruf
- Wählen direkt aus der Anwendung (Click-to-Dial)
- Digitale Telefonnotiz, automatische Zuordnung, Zeiterfassung/Abrechnung
- Typische Systeme: DATEV, RA-MICRO, Advoware, LawFirm, actaport
Neben professionellen lokalen und Cloud-Telefonanlagen bieten wir auch Lösungen für das Dokumentenmanagement an. Selbstverständlich lässt sich auch ein Dokumentenmanagementsystem mit Ihrer Kanzleisoftware verknüpfen. Sprechen Sie uns gerne an, um mehr über die Vorteile von integrierten IT-Lösungen zu erfahren.
Lokale oder Cloud-Telefonanlage – was passt zu einer Kanzlei?
Letztendlich ist die Entscheidung, welche Art von Telefonanlage sich für Ihre Kanzlei eignet, höchst individuell. Wir beraten Sie ehrlich und transparent bei der Suche und Auswahl der für Sie und Ihre Anforderungen passenden Telefonanlage. Für eine erste Entscheidungshilfe haben wir die wichtigsten Unterschiede für Sie zusammengefasst.
| Kriterium | Cloud-Telefonanlage | Lokale Telefonanlage (On-Premise) |
|---|---|---|
| Vertraulichkeit / Serverstandort | Datenhaltung beim Anbieter – entscheidend ist ein deutsches/EU-Rechenzentrum und der passende Dienstleistervertrag. | Daten bleiben physisch in der Kanzlei. So haben Sie zwar volle Kontrolle, aber auch die vollständige Eigenverantwortung für die Absicherung. |
| Skalierbarkeit | Nebenstellen und weitere Standorte sind flexibel zubuchbar – die Telefonanlage wächst mit der Kanzlei. | Erweiterungen sind an Hardware-Grenzen gebunden und oft mit einer physischen Nachrüstung verbunden. |
| Mobilität / Home-Office | Kanzlei-Rufnummer ist per App überall nutzbar – so ist das Home-Office nativ an die Telefonanlage angebunden. | Mobile Erreichbarkeit ist nur mit einer (meist aufwendigen) Zusatzlösung möglich. |
| Wartung / Updates | Der Anbieter übernimmt jegliche Wartungsarbeiten, die (Sicherheits-)Updates werden zentral eingespielt. | Grundsätzlich ist die Wartung einer lokalen Telefonanlage aufwendiger und erfordert eine gesonderte Betreuung. |
| Investition / Kosten | Keine hohe einmalige Hardware-Investition – stattdessen planbare laufende Kosten. | Kostenintensive Anschaffung der Telefonanlage und Hardware, im Gegenzug geringere laufende Kosten für die “Miete”. |
| Ausfallsicherheit | Das Rechenzentrum sorgt für größtmögliche Ausfallsicherheit – bei instabiler Internetverbindung kann es jedoch zu Problemen kommen. | Keine Abhängigkeit vom Internet, allerdings kann die Telefonanlage lokal ausfallen ohne Backup-Lösung für den Notfall. |
Als IT-Systemhaus und Experten für Telefonanlagen unterstützen wir Kanzleien und Unternehmen bei der Wahl, Integration und dem laufenden Betrieb der Telefonanlage. Mit flexiblen Wartungsverträgen und bei Bedarf mit unserem eigenen Provider-Service HKP Connect. So brauchen Sie sich keine Sorgen über Pflege und Wartung machen, sondern können sich auf Ihre Arbeit konzentrieren. Wir übernehmen alles rund um die dauerhafte Erreichbarkeit – mit einem persönlichen Ansprechpartner und Experten vor Ort in Hamburg, Lübeck und ganz Norddeutschland.
Unverbindliche Beratung
Telefonieren Sie flexibel, sicher und von überall – mit Cloud-Telefonie von HKP Office Solution. Als eigener Provider mit deutschem Rechenzentrum bieten wir Ihnen alles aus einer Hand: von der Beratung über die Einrichtung bis zum laufenden Betrieb. Lassen Sie sich von unseren Experten beraten, wie eine Cloud-Telefonanlage auch Ihre Erreichbarkeit und Effizienz verbessern kann.
Funktionen einer Telefonanlage, die im Kanzlei-Alltag zählen
Die wichtigsten Funktionen bei Telefonanlagen für Kanzleien fokussieren die Erreichbarkeit, individuelle Sprachmenüs für Mandanten und mehr Effizienz im eigenen Arbeitsalltag. Eine professionelle Telefonanlage bietet deutlich mehr als nur die dauerhafte Erreichbarkeit.
- Warteschleife & Vertretungsregelungen: Eingehende Anrufe werden stets weitergeleitet – auch bei Abwesenheit oder parallel stattfindenden Terminen. Über smarte Weiterleitungsregeln können Anrufe an das Sekretariat oder die eigene Vertretung umgeleitet werden.
- Menüführung (IVR): Mandanten können beim Anruf direkt per Tastendruck auswählen, an welche Stelle sie weitergeleitet werden möchten. Das entlastet das Sekretariat und eignet sich besonders für Kanzleien mit mehreren Fachbereichen.
- Fax2Mail: Im Rechtsverkehr ist das Fax noch immer ein relevanter Kommunikationskanal. Mit einer smarten Integration erscheinen Faxe automatisiert als PDF im Postfach und erleichtern den Arbeitsalltag.
- Rufnummernmitnahme: Die bestehende Kanzlei-Rufnummer bleibt erhalten und muss nicht geändert werden. Dies gilt auch bei einem internen Wechsel oder neuen Mitarbeitenden – eine professionelle Telefonanlage ermöglicht die flexible Zuweisung von bestehenden und neuen Rufnummern in wenigen Klicks.
- Mobile App: Mit einer Telefonanlage bleiben Sie auch mobil erreichbar – mit der offiziellen Kanzlei-Rufnummer. Die private Rufnummer bleibt privat.
Checkliste: worauf Kanzleien bei der Auswahl ihrer Telefonanlage achten sollten
Es gibt eine Vielzahl an Anbietern für Telefonanlagen und doch einige Stolpersteine, auf die Kanzleien bei der Auswahl der richtigen Telefonielösung achten sollten. Wir haben die wichtigsten Aspekte bei der Auswahl Ihrer Telefonanlage zusammengefasst:
- Serverstandort in Deutschland oder in der EU
- Dienstleistervertrag in Textform für die Verschwiegenheitspflicht
- AV-Vertrag als zusätzliche Absicherung
- Integration in die Kanzleisoftware (z.B. DATEV, RA-MICRO, Advoware, LawFirm)
- Verschlüsselung der Verbindungen und Telefonate
- Lösungen für Home-Office und mobile Erreichbarkeit
- Rufnummernmitnahme der bestehenden Kanzlei-Rufnummern
- Vertretungs- und Weiterleitungslogik für Abwesenheiten und dauerhafte Erreichbarkeit
- Support/Betreuung durch persönlichen oder regionalen Ansprechpartner
- Zertifizierungen des Anbieters und Rechenzentrums
Sie sind unsicher, welcher Anbieter für Ihre Kanzlei geeignet ist? Wir beraten Sie unverbindlich, ehrlich und transparent.
So begleitet HKP Office Solution Kanzleien
Wir starten mit einer Bestandsaufnahme und analysieren Ihre aktuelle Telefonie sowie Ihre individuellen Anforderungen, um die passende Telefonanlage für Sie zu finden. Im Anschluss erhalten Sie eine persönliche Empfehlung – herstellerunabhängig und im Hinblick auf gesetzliche Pflichten für Kanzleien. Unsere Telefonie- und IT-Experten implementieren die Telefonanlage für Sie und schulen Ihre Mitarbeitenden. So funktioniert die neue Telefonanlage ab dem ersten Tag. Im laufenden Betrieb übernehmen wir die Wartung und bieten Ihnen einen persönlichen Ansprechpartner. Sie möchten mehr über unsere Leistungen rund um Telefonanlagen für Kanzleien erfahren? Sprechen Sie uns schnell und einfach an – per Kontaktformular oder direkt unter +49 (0) 40 696 537 0.
Häufige Fragen und Antworten zu Telefonanlagen für Kanzleien
Ja, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Erforderlich sind mindestens ein EU-Serverstandort, ein Dienstleistervertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung (§ 43e BRAO) und ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Unter diesen Bedingungen ist die Nutzung einer Cloud-Telefonanlage grundsätzlich möglich.
In der Regel nicht. Eine kanzleiweite Telefonanlage ist allgemeine Infrastruktur. Auswahl- und Vertragspflichten bleiben aber bestehen.
Ja. Über Schnittstellen öffnet sich beim Anruf automatisch die passende Mandantenakte bzw. der Kontakt, Nummern lassen sich direkt aus der Software wählen, und Telefonnotizen werden dem Vorgang zugeordnet.
Eine kanzleitaugliche Anlage erfüllt zusätzlich die berufsrechtlichen Anforderungen: Verschwiegenheit, EU-Serverstandort, passende Verträge und die Integration in die Kanzleisoftware. Reine Erreichbarkeit reicht für eine Kanzlei nicht aus.
Ja. Bestehende Rufnummern lassen sich beim Umstieg per Portierung mitnehmen.
