Telefonanlagen für kleine Unternehmen

Eine professionelle Telefonanlage ist für kleine Unternehmen heute keine Frage der Größe, sondern entscheidet über Erreichbarkeit und Effizienz. Insbesondere bei wachstumsstarken Unternehmen lassen sich Cloud-Telefonanlagen flexibel skalieren und brauchen keine spezielle und wartungsbedürftige Hardware. Das macht die Cloud-Telefonanlage zur optimalen Lösung für Unternehmen mit 3 bis 50 Mitarbeitenden.

Eine Herausforderung insbesondere für kleine Unternehmen ist jedoch die Auswahl: es gibt viele verschiedene Angebote rund um Telefonanlagen. Vom Self-Service-Anbieter über Managed-Lösungen zu lokalen und Cloud-Systemen. Zu guter Letzt unterscheiden sich hier oft jeweils auch die Abrechnungsmodelle. So wird die Implementierung oder der Wechsel der Telefonanlage für KMU schnell zum aufwendigen und zeitraubenden Projekt.

Wir geben Ihnen in diesem Beitrag eine Orientierungshilfe für die ideale Telefonanlage für kleine Unternehmen. Mit unserer Erfahrung als IT-Systemhaus mit über 30 Jahren Erfahrung in der Beratung kleiner und mittelständischer Unternehmen.

Für eine allgemeine Einführung in die Cloud-Telefonie empfehlen wir Ihnen unseren Leitfaden zur VoIP- und Cloud-Telefonie. Haben Sie besondere Anforderungen an Warteschleifen, Routing und Monitoring? Dann eignen sich die Callcenter-Funktionen einer Cloud-Telefonanlage für Sie.

Ab wann lohnt sich eine professionelle Telefonanlage?

Viele kleine Unternehmen starten zu Beginn mit eigenen Mobiltelefonen, einer FritzBox oder einfachen DECT-Lösungen. Das mag für den Anfang funktionieren, jedoch stoßen Unternehmen hier schnell an die Grenzen dieser Systeme. Diese Probleme löst eine professionelle Telefonanlage.

• Kunden erreichen nur eine Nummer, nicht das richtige Team
• Bei Krankheit oder Urlaub ist die Durchwahl nicht besetzt
• Anrufe können nicht intern weitergeleitet werden
• kein einheitlicher Auftritt nach außen (jeder hat seine eigene Handynummer)
• Keine Möglichkeit zur Analyse und Optimierung der Erreichbarkeit

Grundsätzlich lassen sich Prozesse ab 3 – 5 Mitarbeitenden durch eine professionelle Telefonanlage spürbar verbessern und effizienter gestalten. Typische Auslöser für den Wechsel zu einer (Cloud-)Telefonanlage sind beispielsweise das eigene Wachstum und ein größeres Team, neue Standorte, Home-Office oder im schlimmsten Fall Beschwerden durch Kunden zur Erreichbarkeit.

Welche Arten von Telefonanlagen gibt es?

Eine Telefonanlage ist nicht immer eine professionelle Telefonanlage. Hier finden Sie eine kurze Übersicht zu den verschiedenen Arten der Telefonanlagen für Unternehmen. 

Klassische Telefonanlage (On-Premise)

Die klassische Telefonanlage basiert auf einer physischen Hardware vor Ort im Büro. Dies geht mit mittleren bis hohen einmaligen Anschaffungskosten einher und oft auch mit aufwendiger Wartung. Die klassische lokale Telefonanlage ist weniger flexibel, wenn man weitere Standorte miteinander vernetzen möchte oder Mitarbeitende zwischen dem Büro vor Ort und Home-Office wechseln. 

Cloud-Telefonanlage (VoIP)

Die Cloud-Telefonanlage ist die moderne Lösung für optimale Erreichbarkeit und eine langfristig skalierbare Telefonanlage für Unternehmen – vor Ort, im Home-Office und unterwegs. Die VoIP-Telefonie lässt sich flexibel implementieren, erweitern und auch verkleinern. Normalerweise werden aktive Nutzer monatlich abgerechnet. Darüber hinaus gibt es bei Cloud-Telefonanlagen viele praktische Funktionen, mit denen sich interne Prozesse effizienter gestalten lassen. Von der intelligenten Weiterleitung über individuelle Warteschleifen bis zum Sprachmenü, um eingehende Anrufe vorzufiltern.

Hybride Lösungen

Eine hybride Lösung einer Telefonanlage kombiniert die lokale Hardware mit Cloud-Telefonielösungen. Bei bestehender Infrastruktur lassen sich so bestehende lokale Telefonanlagen aufrüsten und um die praktischen Cloud-Funktionen erweitern. In vielen Fällen ist die hybride Lösung eine geeignete Übergangslösung, bevor Unternehmen vollständig auf eine Cloud-Telefonanlage wechseln.

Worauf kleine Unternehmen bei der Auswahl achten sollten

Wir geben Ihnen eine erste Entscheidungshilfe, damit Sie trotz der Vielzahl an Lösungen und Möglichkeiten bei professionellen Telefonanlagen die für Ihr Unternehmen passende Lösung finden. Als IT-Systemhaus beraten und unterstützen wir Unternehmen seit über 30 Jahren bei der Konzeption, Implementierung und dem fortlaufenden Betrieb effizienter Telefonanlagen.

Erreichbarkeit sicherstellen

Der offensichtlichste Vorteil einer professionellen Telefonanlage ist die garantierte Erreichbarkeit. Dabei geht es um Professionalität und Erreichbarkeit für Kunden – auch bei Abwesenheit. Eine Telefonanlage sorgt stets dafür, dass Anrufe nicht ins Leere laufen und bei Bedarf smart weitergeleitet werden. Dies ist insbesondere für Unternehmen im Dienstleistungsbereich relevant.

Flexibilität für Homeoffice und mobiles Arbeiten

Das immer beliebtere Homeoffice oder mobiles Arbeiten verändert das Arbeitsleben allgemein, aber auch die Anforderungen an die eigene Telefonanlage. Mit einer professionellen Telefonanlage können Sie flexibel zwischen dem Büro vor Ort, dem Homeoffice und Smartphone unterwegs wechseln. Eine Cloud-Telefonanlage sorgt für ortsunabhängige Erreichbarkeit. Insbesondere bei kleinen Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen ist dies ein Muss für die Telefonanlage.

Einfache Bedienung ohne IT-Team

Die Verwaltung und Bedienbarkeit einer Telefonanlage kann schnell komplex und unübersichtlich werden. Hier braucht es für kleine Unternehmen ohne eigenen IT-Administrator eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche. Dies ist wichtig, um Weiterleitungen, Ansagen oder die Nutzerverwaltung zu bearbeiten. Alternativ kann ein IT-Systemhaus wie HKP Office Solution die Konfiguration und Änderungen für Sie übernehmen. Wir erklären weiter unten, wann sich eine Self-Service-Telefonanlage lohnt und für welche Unternehmen ein IT-Partner sinnvoll ist.

Skalierbarkeit

Insbesondere eine Cloud-Telefonanlage überzeugt durch eine optimale Skalierbarkeit. Wachstumsstarke Unternehmen brauchen eine Telefonanlage, die mit dem Unternehmen mitwächst. So sollten sich neue Mitarbeitende ohne großen Aufwand hinzufügen lassen. Die Flexibilität der Cloud-Telefonie ermöglicht in den meisten Fällen eine flexible Abrechnung nach aktiven Nutzern, sodass die Anzahl je nach Projektgröße oder Saison anpassbar ist.

Integration in bestehende Systeme

Im Gegensatz zur klassischen Telefonie mit eigenen Geräten ermöglichen Cloud-Telefonanlagen die Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Von einer CRM-Anbindung (Anrufer werden automatisch erkannt und dem Kundenprofil zugeordnet) bis zur E-Mail-Integration (per E-Mail-Benachrichtigung über Anrufe informiert werden). Hiermit verbessern Unternehmen nicht nur die eigene Erreichbarkeit, sondern können auch interne Prozesse effizienter gestalten.

Standort des Rechenzentrums und Datenschutz

Auch für kleine Unternehmen gelten die Vorgaben der DSGVO. Aus diesem Grund muss die Telefonanlage datenschutzkonform eingerichtet sein: mit einem Rechenzentrum in Europa und ordnungsgemäßer Verarbeitung der Gesprächsdaten. Die Verarbeitung in Deutschland bzw. Europa ist im internationalen Vergleich deutlich strenger und ein echtes Qualitätsmerkmal, das manche große Anbieter nicht bieten können. Bei HKP Office Solution bieten wir unseren Kunden Telefonlösungen in unserem eigenen Rechenzentrum in Deutschland an. Die Verarbeitung unseres eigenen Providerservices HKP Connect erfolgt in Europa. So bleiben die Daten von Ihnen und Ihren Kunden sicher und geschützt. Kontaktieren Sie uns gerne, um mehr über Sicherheit und Datenschutz bei Telefonanlagen zu erfahren.

Self-Service-Anbieter oder IT-Systemhaus? Wann sich welcher Ansatz lohnt

Insbesondere kleine Unternehmen fragen sich, ob sich ein Self-Service-Anbieter oder ein IT-Systemhaus für sie lohnt. Wir geben Ihnen eine erste oberflächliche Einschätzung, mit der Sie die Frage für sich beantworten können. Sprechen Sie uns gerne unverbindlich an, damit wir Sie individuell beraten können.

Wann ein Self-Service-Anbieter für die eigene Telefonanlage ausreichen kann:

• nur ein Standort (eine professionelle Telefonlösung vom IT-Dienstleister lohnt sich oft erst, sobald mehrere Standorte miteinander verbunden werden müssen)
• die Standardfunktionen sind ausreichend (z.B. eine standardisierte Mailbox und einfache Weiterleitung ohne individuelle Lösungen und smarte Funktionen)
• intern ist IT-Know-how vorhanden, sodass Sie die Telefonanlage eigenständig konfigurieren können
• es ist keine Integration in andere Systeme nötig

In diesen Fällen können große Self-Service-Anbieter wie Placetel, fonial oder sipgate ausreichen. Unterschätzen Sie jedoch nicht den Aufwand für die Einrichtung, Konfiguration und technische Anpassung bei Veränderungen. Sobald Sie eine für Sie zugeschnittene Lösung brauchen, die für mehr Effizienz im Arbeitsalltag sorgt und Erreichbarkeit garantiert, ist die Entscheidung für eine professionelle Telefonanlage von einem IT-Systemhaus langfristig praktischer.

Wann ein IT-Systemhaus die bessere Wahl ist:

• es gibt kein internes IT-Team für Einrichtung und Wartung der Telefonanlage
• Es müssen mehrere Standorte miteinander verbunden werden oder es braucht eine Homeoffice-Integration
• Integration mit der restlichen IT-Infrastruktur, z.B. mit dem CRM oder ERP ist gewünscht
• Sie brauchen erweiterte Funktionen (Routing, Warteschleifen, Monitoring)
• Hohe Anforderungen an Erreichbarkeit und Ausfallsicherheit
• Wunsch nach einem festen Ansprechpartner für Technik und Support

In der Praxis und mit der Erfahrung aus über 30 Jahren als IT-Dienstleister in Hamburg und Lübeck sehen wir, dass kleine Unternehmen oft mit einem günstigen Self-Service-Anbieter starten und nach einigen Monaten feststellen, dass die Konfiguration und der Betrieb komplexer ist als gedacht. Spätestens sobald individuelle Weiterleitungsregeln, Rufnummerportierung oder die Anbindung an die bestehende IT gefordert ist. Sprechen Sie uns unverbindlich an, um eine ehrliche Einschätzung von unseren Experten zu erhalten. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Welche Telefonanlage passt zu welchem Unternehmen?

Wir haben einige typische Szenarien aus der Praxis zusammengefasst und beschrieben, welche Telefonanlage zu welchem Unternehmen passt. Selbstverständlich ist die Entscheidung immer individuell. 

Handwerksbetrieb mit 8 Mitarbeitenden:

• Das Büro, die Werkstatt und der Außendienst müssen miteinander verbunden sein
• Es braucht eine zentrale Büronummer, Weiterleitungen auf die Mobiltelefone der Monteure und eine Mailbox für Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten
• Lösung: Cloud-Telefonanlage mit Softphone-App und Weiterleitungsregeln

Anwaltskanzlei oder Steuerberatung mit 12 Mitarbeitenden:

• Die Telefonanlage verbindet mehrere Berater, den Empfang sowie den direkten Mandantenkontakt
• Diskretion (Anrufer hört nicht, dass er in einer Warteschleife ist), die Anbindung an das CRM bzw. DATEV und feste Durchwahlen sind notwendig
• Lösung: Cloud-Telefonanlage mit Direktdurchwahlen und CRM-Integration

Agentur mit 20 Mitarbeitenden, teils remote:

• Es gibt eine Telefonanlage für das Büro, die Erreichbarkeit im Homeoffice und flexible Arbeitsplätze
• Die ortsunabhängige Erreichbarkeit muss sichergestellt sein, eine Konferenzschaltung und Chat-Integration erleichtert den Arbeitsalltag und steigert die Produktivität
• Lösung: Cloud-Telefonanlage mit Softphone-App und Konferenzfunktion

Praxis oder Gesundheitseinrichtung:

• Es herrscht eine besonders hohe Anruffrequenz zu Stoßzeiten
• Es braucht eine Warteschleife mit Ansage und automatische Weiterleitung je nach Anliegen
• Lösung: Cloud-Telefonanlage mit Warteschleifenmanagement und IVR

Telefonanlage für kleine Unternehmen in Hamburg und Lübeck

HKP Office Solution unterstützt als IT-Systemhaus seit 1995 von Hamburg und Lübeck aus Unternehmen bei der Konzeption, Implementierung und Betrieb effizienter IT-Lösungen. Von Telefonanlagen über das Dokumentenmanagement bis zur IT-Security. Mit HKP Connect bieten wir Ihnen mit einem eigenen Provider-Service das Rundum-Sorglos-Paket aus einer Hand an. So haben Sie stets einen persönlichen Ansprechpartner und IT-Experten an Ihrer Seite. Wir betreuen sowohl kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) als auch Konzerne. Vom Handwerksbetrieb bis zur Immobilienverwaltung. Sprechen Sie uns gerne an, um unverbindlich mehr über Telefonanlagen für kleine Unternehmen zu erfahren.

Häufige Fragen zu Telefonanlagen für kleine Unternehmen (FAQ)